Efektívne plánovanie a vykonávanie inventúry
Sotva uplynú letné dovolenky, v mnohých supermarketoch sa už začína objavovať vianočná výzdoba. Málokto sa v tom čase zamýšľa nad takými dobrotami, ako sú perníky či čokoládoví Mikulášovia. A predsa je vždy až udivujúce, ako rýchlo sa zrazu blíži koniec roka. Je toto, zdanlivo privčasné, objavenie sa vianočnej dekorácie snáď skôr perfektným príkladom excelentného plánovania?
Ako dobre je váš podnik pripravený na každoročne sa opakujúce výzvy? Vždy znovu sa opakujúce úlohy na konci roka, napríklad inventúra, by pre mnohé podniky nemali byť veľkým prekvapením. A napriek tomu je vo väčšine podnikov predovšetkým čas pred koncom roka charakterizovaný časovým tlakom a stresom. Prečo sa v tomto roku nepripraviť včas na pravidelnú inventarizáciu?
V tomto príspevku sa dozviete všetko, čo potrebujete vedieť na efektívne plánovanie a plynulé vykonanie vašej inventúry. Najprv si vyjasníme niekoľko často kladených otázok týkajúcich sa témy inventúr.
Načo inventúra?
Prečo má zmysel vykonávať inventúry?
Pravidelné vykonávanie inventúr vo vašom podniku vám pomáha podchytiť skutočný stav. Pri inventarizácii sa eviduje všetok fyzický tovar (fyzická inventúra), nehmotné obežné aktíva a záväzky (inventúra účtovná), ako aj tovary spadajúce pod hnuteľný majetok, teda vozidlá, stroje a vybavenie podniku (inventúra majetku).
Minimálne jedenkrát ročne, v stanovený deň, formou inventúry zabezpečujete, aby kontinuálna evidencia prírastkov a úbytkov vo vašom systéme tovarového hospodárstva, ako aj účtovníctvo vášho podniku boli vedené správne.
Ak to chceme zhrnúť, pravidelná inventarizácia vo vašom podniku:
- Tvorí základ účtovnej závierky
- Identifikuje možné straty spôsobené krádežou alebo úbytkom
- Koriguje prípadné chyby v účtovníctve a systéme tovarového hospodárstva
- Poskytuje prehľad o tom, aké tovary sa (hodnotovo a množstevne) aktuálne nachádzajú vo vašom sklade alebo kancelárii
Každoročná inventúra slúži teda nielen na kontrolu pre daňový úrad. Aj pre váš podnik je inventarizácia zmysluplným prostriedkom na preverenie interného účtovníctva a porovnanie požadovaného a skutočného stavu.
Som povinný vykonať v mojom podniku inventúru?
Daňový úrad predpisuje pre váš podnik inventúru vtedy, ak ako podnik podliehate povinnosti zostavenia účtovnej závierky. Avšak aj pre malé podniky, ktoré tejto povinnosti nepodliehajú, je dobrovoľná inventúra účelná na preverenie reálnej finančnej situácie.
Tip od experta: Pri inventarizácii sa nekoncentrujte len na tovar vo vašom sklade. Aj tzv. C tovary (tovary nízkej hodnoty vo veľkom množstve), to znamená materiály, ktoré sa priamo nezúčastňujú na tvorbe hodnôt vo vašom závode, majú byť vyčíslené. Týmto sú myslené napríklad kancelárske pomôcky alebo čistiace prostriedky.
Musí sa inventúra nevyhnutne vykonať v posledný deň roka?
Principiálne je inventúra predpísaná k rôznym termínom: cielene pri založení podniku a pri personálnych zmenách vo vedení spoločnosti, ako aj pravidelne ku koncu každého obchodného roka.
Obchodný rok zodpovedá vo väčšine podnikov kalendárnemu roku, rozhodujúci deň každoročnej inventarizácie spadá spravidla na 31. decembra. Často je nemožné vykonať inventúru za jeden deň. Rôzne typy inventúr preto umožňujú vykonávať inventarizáciu pred alebo po rozhodujúcom dni ročnej závierky (pozri typy inventúr).
Typy inventúr
Existujú rôzne typy inventarizácií, ktoré môžete použiť. Vopred sa však uistite, ktorý typ inventúry je pre váš podnik vhodný. V prípade inventúr s časovým posunom musíte zabezpečiť, aby váš systém tovarového hospodárstva bol vedený presne. Permanentná inventúra sa nesmie využívať na evidovanie tovaru podliehajúceho skaze.
Inventúra k rozhodujúcemu dňu
Inventúra vykonaná k rozhodujúcemu dňu je najbežnejším typom inventúry. V tomto prípade sa vykoná kompletná inventarizácia v posledný deň obchodného roku – bilančný deň.
Inventúra s časovým posunom maximálne desať dní pred alebo po rozhodujúcom dni ročnej závierky je prípustná. V tomto prípade sa musia všetky množstevné alebo hodnotové zmeny zásob v rámci týchto dní pripočítať, resp. odpočítať na základe dokladov k vlastným zásobám k bilančnému dňu.
Pozor: Tu sa nejedná o inventúru náhodne vybraných položiek, pri ktorej sa inventarizácia vykonáva na základe reprezentatívnych námatkových vzoriek. Tento typ inventúry musí byť oficiálne vyžiadaný na daňovom úrade a povoľuje sa len pre veľmi veľké podniky za určitých podmienok.
Permanentná inventúra
Pri permanentnej inventúre zaznamenávate zásoby rôznych tovarových skupín v rôznych dňoch počas celého roka. Jedenkrát v roku, v stanovenom bilančnom dni sa potom vykoná fyzická inventúra pre všetky tovarové skupiny, aby bolo možné vykonať porovnanie požadovaného stavu a skutočného stavu. Aby ste ušetrili zdroje a čas, môžete si na vykonanie fyzickej inventúry zvoliť deň, v ktorom sú zásoby tovaru na sklade nízke.
Posunutá inventúra
Toto je typ inventúry s časovým posunom. Pri „posunutej“ inventúre sa inventarizácia môže vykonať buď tri mesiace pred alebo dva mesiace po vlastnom bilančnom dni. Rozhodujúcim však zostáva skutočný stav vo vlastnom rozhodujúcom dni ročnej závierky. Tento stav musí byť hodnotovo aktualizovaný, resp. spätne prepočítaný.
Posunutá inventúra umožňuje väčšiu flexibilitu. Skrýva však aj niektoré úklady, pretože príslušné zmeny zásob sa kvôli korektnej aktualizácii, resp. prepočítaniu musia presne dokumentovať celé mesiace.
Pozor: O tento typ inventúry je treba vopred požiadať na daňovom úrade.
Tipy od expertov
Takto budete úspešní pri plánovaní a vykonaní inventúry
V nasledujúcej časti vám ponúkame niekoľko praktických tipov na optimálne naplánovanie a vykonanie vašej budúcej inventúry:
1. Zvoľte si správny okamih
Za deň na vykonanie inventúry vo vašich kancelárskych priestoroch je najlepšie zvoliť si termín, keď vo vašom podniku nevládne veľký zhon.
To isté platí pre inventarizáciu v sklade. Dôležité je tiež uvedomiť si: Dobrý okamih na vykonanie fyzickej inventúry je vtedy, keď váš sklad vykazuje nízke zásoby.
Typy inventúr s časovým posunom vám poskytujú určitú flexibilitu. Nezabudnite si však naplánovať aj čas, ktorý budete potrebovať na prepočítanie stavu zásob k bilančnému dňu. Čím viac dní sa nachádza medzi dňom vykonania inventúry a bilančným dňom, tým náročnejšie to pre vás bude.
2. Naplánujte si dostatok času
V závislosti od veľkosti vášho podniku trvá inventarizácia niekoľko hodín, jeden deň alebo viacero dní. V prípade pochybností si naplánujte radšej o niečo viacej času, aby ste sa vyhli tomu, že sa v dôsledku časového tlaku vyskytnú chyby spôsobené nepozornosťou.
Mnohé podniky vykonávajú inventúru dokonca mimo riadneho pracovného času, aby sa mohli plne koncentrovať na inventarizáciu.
3. Zadeľte optimálne svojich zamestnancov
Zvážte, či ste schopní vykonať inventúru s vašimi vlastnými zamestnancami, alebo či je účelné zamestnať inventarizačných pomocníkov.
Aj keď dodatoční pomocníci predstavujú ďalšiu položku z hľadiska nákladov, vynaloženie týchto nákladov sa v mnohých prípadoch oplatí. Skúsení inventarizační pomocníci vykonajú inventarizáciu spravidla plynule a spoľahlivo, vlastní zamestnanci sa pritom nemusia zdržiavať od vlastnej práce.
Nezainteresované osoby majú okrem toho nezaujatý pohľad na situáciu vo vašom podniku, preto si ľahšie všimnú nezhody. Ak inventarizáciu vykonávate s vlastnými pracovníkmi, nasaďte príslušného pracovníka do iného oddelenia, teda nie do jeho každodenného pracovného prostredia.
Ideálne je, ak zamestnanci pri vykonávaní inventúry pracujú v tímoch po dvoch. Jeden zamestnanec píše a druhý zaznačuje. Takto sa minimalizujú chyby a inventúra prebieha rýchlejšie.
4. Stanovte pravidlá na vykonanie
Ak sa rozhodnete angažovať personál na vykonanie inventúry, títo pomocníci spravidla vedia, aký je správny postup. Svojim vlastným pracovníkom by ste však v každom prípade mali pravidlá pred inventúrou pripomenúť.
Pri evidovaní artiklov je vhodné postupovať zľava doprava a zhora nadol. Keď tím ukončil určitú oblasť, mal by túto oblasť vhodne označiť, aby sa predišlo duplikácii. Inventarizačné zoznamy sa majú vypĺňať čitateľne a tlačeným písmom. Stanovte napríklad predpisy na spôsob písania číslic, aby neskôr nedochádzalo k zámenám.
Kontrolný zoznam
Optimálny harmonogram na vykonanie inventúry
Ešte dostatok času do bilančného dňa? Napriek tomu by ste nemali podceniť výhody dobrej prípravy. Nasledujúci kontrolný zoznam vám pomôže efektívne si naplánovať priebeh budúcej inventarizácie.
1. Niekoľko mesiacov pred inventúrou
- Stanoviť dátum inventúry
- Určiť časový rozsah inventúry
- V prípade potreby zabezpečiť inventarizačných pomocníkov
2. Niekoľko dní pred inventúrou
- Pravidlá týkajúce sa vykonania inventúry a harmonogram inventúry prebrať so zamestnancami a postúpiť im ich v písomnej forme
- Príprava priestorov: upratanie a vyčistenie priestorov, kvôli zjednodušeniu práce
- Závod rozdeliť na inventarizačné oblasti s rovnakým objemom prác, jednotlivé oblasti farebne označiť
- Určiť vedenie inventúry a zriadiť centrálne kontaktné miesto (koordinácia priebehu, spätné dotazy, odovzdanie inventarizačných zoznamov)
- Zadeliť zamestnancov do dvojčlenných tímov
- Každému tímu prideliť jednu alebo viaceré pracovné oblasti
- Zabezpečiť dostatok pracovného materiálu: poznámkové bloky, písacie potreby atď.
3. V deň inventúry
- Vydanie pokynov personálu
- Zabezpečenie riadnej inventarizácie vykonanej zamestnancami
- Kontrola všetkých odovzdaných inventarizačných zoznamov (čitateľnosť, vyplnené večným perom, uvedenie dátumu a podpis príslušného zamestnanca)
- Obchôdzka a kontrola všetkých inventarizačných oblastí
4. Po inventúre
- Preúčtovanie inventarizačných rozdielov na správne účty
- Odovzdanie dokumentov na daňový úrad (desaťročná archivácia podkladov)
Ďalšie otázky?
Vďaka tomuto harmonogramu už nič nestojí v ceste optimálne zorganizovanej inventúre v tomto roku. Ak máte akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte nás bezplatne kontaktovať.